Le nuove regole sul collegamento tra POS e registratore telematico (RT) non si applicano automaticamente a tutti i pagamenti elettronici. L’obbligo riguarda infatti solo i corrispettivi per i quali è prevista la certificazione tramite documento commerciale oppure tramite la procedura web “Documento Commerciale online” del portale “Fatture e Corrispettivi”.

Questo significa che non tutti gli incassi effettuati con POS devono necessariamente essere collegati al registratore telematico.

I casi esclusi dall’obbligo

Alcune tipologie di operazioni restano fuori dal perimetro della norma. In particolare, il collegamento POS-RT non è richiesto per i pagamenti elettronici relativi a:

• vendite effettuate tramite distributori automatici (vending machine);
• cessioni di carburante;
• operazioni di ricarica di veicoli elettrici;
• operazioni esonerate dall’obbligo di memorizzazione e invio telematico dei corrispettivi, come ad esempio tabacchi, giochi, lotterie e alcuni generi di monopolio.

In questi casi, anche se il pagamento avviene tramite POS, non nasce automaticamente l’obbligo di collegamento con il registratore telematico.

Attenzione alle attività “miste”

Una situazione molto frequente riguarda gli esercenti che svolgono attività sia soggette sia esonerate dall’emissione del documento commerciale utilizzando lo stesso POS.

In questo caso l’obbligo di collegamento rimane.
Infatti, se il POS viene utilizzato anche solo in parte per incassare vendite che richiedono il documento commerciale (ad esempio penne, articoli da regalo o snack), il terminale deve essere collegato al registratore telematico o alla procedura web.

Un esempio tipico è quello della tabaccheria che vende sia tabacchi (operazioni esonerate) sia piccoli articoli commerciali. Se viene utilizzato un unico POS per tutti gli incassi, questo deve essere collegato al RT.

POS dedicato solo a operazioni esonerate

Diversa è la situazione in cui l’esercente utilizza un POS separato esclusivamente per operazioni esonerate.

In questo caso il collegamento non è obbligatorio, ma è necessario dichiarare l’utilizzo esclusivo del terminale nella procedura web “POS non collegati” disponibile nel portale “Fatture e Corrispettivi”.

Una volta effettuata questa dichiarazione:

• il POS viene escluso dall’elenco dei terminali da collegare;
• l’esclusione diventa definitiva;
• il terminale non potrà più essere utilizzato per incassi relativi a vendite con documento commerciale.

Il caso del distributore di carburante

Un esempio pratico riguarda un distributore che utilizza:

• un POS per la vendita di accessori, snack o prodotti soggetti a documento commerciale;
• un secondo POS usato solo per il rifornimento di carburante.

In questa configurazione, solo il POS utilizzato per le vendite certificate con documento commerciale deve essere collegato al registratore telematico, mentre quello dedicato esclusivamente al carburante può essere escluso.

Verifiche e controlli dell’Agenzia

L’Agenzia delle Entrate potrà confrontare:

• i dati delle transazioni elettroniche trasmessi dagli acquirer;
• i corrispettivi giornalieri dichiarati con incasso elettronico.

Eventuali differenze saranno analizzate anche in base alla tipologia di attività svolta e ai codici ATECO dichiarati. Per questo motivo è importante che gli esercenti verifichino periodicamente, tramite il Cassetto fiscale, che i codici ATECO siano aggiornati e coerenti con l’attività effettivamente svolta.

In sintesi

L’obbligo di collegamento tra POS e registratore telematico dipende dal tipo di operazioni incassate:

• vendite con documento commerciale → collegamento obbligatorio;
• operazioni esonerate → collegamento non necessario, se il POS è usato esclusivamente per queste;
• attività miste con un unico POS → collegamento obbligatorio.

Una corretta organizzazione dei sistemi di pagamento e una gestione attenta dei POS utilizzati possono quindi evitare errori, contestazioni e possibili irregolarità nei controlli fiscali.